Was tun, wenn man eine Veranstaltungsidee hat?
Wenden Sie sich mit einer Veranstaltungsidee oder einem Veranstaltungswunsch an die OrtsstellenmitarbeiterInnen oder an unser hauptamtliches Personal. Sollten Sie noch keine konkrete Idee bezüglich des Themas der Veranstaltung haben, sind Ihnen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerne bei der bedarfsgerechten Erstellung einer Planung behilflich.
Unsere hauptamtlichen Mitarbeiterinnnen und Mitarbeiter planen gemeinsam mit Ihnen die Veranstaltung (je nach Größe und Umfang in Sitzungen vor Ort oder Telefonaten usw.), beraten und begleiten Sie.
Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen gerne hilfreich zur Seite. Sie kontaktieren ReferentInnen, helfen notwendige technische Einrichtungen zu besorgen usw.
Sobald der Veranstaltungstermin fixiert ist, erstellen wir Einladungen und Plakate. Diese werden in der notwendigen Menge vervielfältigt und Ihnen zur Verfügung gestellt. Um die Verteilung der Werbematerialien kümmern sich in der Regel die Organisatoren vor Ort.
Die Veranstaltung wird von den Organisatoren vor Ort durchgeführt (je nach Veranstaltungsart und –häufigkeit kann auch hauptamtliches Personal anwesend sein). Die Finanzierung richtet sich nach der Art der jeweiligen Veranstaltung (bei Vorträgen in der Regel ein Beitrag nach freiem Ermessen, bei Seminaren, Kursen etc. ein vorher vereinbarter Fixbetrag) und wird gemeinsam von den Organisatoren und unserem hauptamtlichen Personal organisiert (oftmals in Kooperation mit den Gemeinden). Diese Einnahmen erhält das Volksbildungswerk zur teilweisen Abdeckung sämtlicher Kosten (Werbematerialien, hauptamtliches Personal etc.).
Die Organisatoren vor Ort verfassen auf einem vorgefertigten Formular einen kurzen Bericht über den Ablauf der Veranstaltung (einige wenige Zeilen im Sinne eines Feedbacks). In persönlichen Gesprächen mit unseren hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden Stärken und Schwächen der durchgeführten Aktion erläutert. Diese Prozesse sind wichtiger Bestandteil der Evaluierung des Veranstaltungswesens.
Die Veranstaltung ist abgeschlossen, und es kann bereits die nächste Idee geboren werden.